שאלות ותשובות על Oversee

Oversee (פיימנטס אוברסי) היא תוכנה לחברות ניהול ואחזקה, לוועדי בתים ולמנהלי נכסים לשכירויות. היא מרכזת במערכת אחת גבייה וצ׳קים, קריאות שירות ובעלי מקצוע, חוזים, מסמכים ודוחות, במחשב ובטלפון. Oversee לפני השקה, וההשקה מתוכננת לתחילת 2027.

לשלושה סוגי מנהלים: חברות ניהול ואחזקה שמנהלות בניינים רבים וגובות דמי ניהול, ועדי בתים שמנהלים את הבניין שלהם וגובים דמי ועד בית, ומנהלי נכסים לשכירויות שמנהלים דירות מושכרות עבור בעלי הנכסים וגובים שכר דירה מהשוכרים.

Oversee היא מוצר של Payments Core LTD מחדרה, שמפתחת גם את Payments, אפליקציה לתשלום חשבונות הבית. Oversee היא המערכת של המנהלים, ובאפליקציית Payments ישלמו הדיירים והשוכרים. שני המוצרים לפני השקה, שמתוכננת לתחילת 2027. עוד על הצוות.

תוכנה לניהול בניינים מרכזת במקום אחד את מה שמנוהל היום באקסל, בקבוצות וואטסאפ ובקלסרים: חיובים וגבייה, דיירים ובעלי דירות, קריאות שירות וספקים, מסמכים ודוחות. באקסל אותו נתון מופיע בכמה קבצים ומתעדכן ידנית; בתוכנה מזינים אותו פעם אחת, וכל מסך ודוח מתעדכן ממנו.

תוכנה לוועד בית עוסקת בבניין: דמי ועד בית, הוצאות, ספקים ותקלות בשטחים המשותפים. תוכנה לניהול נכסים לשכירויות עוסקת בדירות: חוזי שכירות, שכר דירה, שוכרים, בעלי נכסים, פיקדונות וחידושים. ב-⁠Oversee שני התחומים באותה מערכת: בניינים עם דמי הבניין שלהם, ודירות מושכרות עם שכר הדירה, החוזים והפיקדונות.

כן, בשתי דרכים. בסיור האינטראקטיבי "יום ב-⁠Oversee" עוברים יום עבודה במערכת בלחיצות, על נתוני דוגמה, בלי להירשם. בפגישת דמו אנחנו מציגים לכם את המערכת לפי הבניינים או הנכסים שאתם מנהלים, ועונים על השאלות שלכם.

כן. אותה מערכת, עם אותם מודולים, עובדת במחשב ובטלפון. בהשקה היא תהיה מערכת נייטיב למחשב, לאייפון ולאנדרואיד, בתאימות מלאה בין המכשירים, ולצידה אפליקציה לאנשי אחזקה בשטח, מחוברת למערכת.

בעברית, באנגלית ובערבית. מחליפים שפה בהגדרות, והממשק עובד מימין לשמאל בעברית ובערבית. השפה נקבעת לכל מכשיר בנפרד. מסמכי ה-⁠PDF שהמערכת מפיקה, כמו חוזים, קבלות ודוחות, יוצאים בעברית.

חברת ניהול ואחזקה מנהלת את הבניין עבור הוועד ובעלי הדירות, לפי הסכם ניהול: ניקיון וגינון, אחזקת מעלית ומערכות, טיפול בתקלות ובספקים, גביית דמי ניהול ודיווח לוועד. מה כלול בדיוק ובאיזה מחיר נקבע בהסכם של כל בניין.

בדרך כלל: היקף השירותים, דמי הניהול ואופן עדכונם, זמני טיפול בתקלות, סכום התיקון שמותר לבצע בלי אישור, תדירות הדיווח לוועד, ביטוח, תקופת ההסכם והודעה מוקדמת ליציאה. כדאי שעורך דין יעבור על ההסכם. ב-⁠Oversee ההסכם נשמר בכספת המסמכים של הבניין, עם התראה לפני שהוא פג.

כל הבניינים בטבלה אחת לפי מצב הגבייה: במסלול, לשים לב או בפיגור, והבעייתיים בראש. סינון לפי עיר או בניין חל על כל מסך. במסך הבית רואים קריאות פתוחות, עמידה בזמני הטיפול ופעולות כספיות פתוחות, כמו צ׳קים שעוד לא הופקדו והוצאות שממתינות לאישור.

מנתוני הבניין: תעריף בסיס, תעריף למ״ר לפי שטח הדירה, ותוספת לחניה ולמחסן, עם תעריף חריג לדירה מסוימת. הרצת חיובים אחת מחייבת את החודש לכל המשלמים, וחניה ומחסן מופיעים בשורות נפרדות. לכל דירה קובעים אם הדייר או בעל הדירה משלם.

לכל בניין מפיקים דוח ניהול בניין על נייר המכתבים שלכם: הכנסות והוצאות לפי קטגוריה, אחוז גבייה וחייבים, תיקונים וזמני טיפול, ספקים וחוזים. בוחרים תקופה ופרקים, והדוח יוצא כ-⁠PDF מוכן להצגה בוועד או באסיפה.

זה מתוכנן להשקה: סנכרון בין מכשירי הצוות והרשאות לפי תפקיד, ולאנשי האחזקה שלכם בשטח אפליקציה משלהם, מחוברת למערכת. כבר היום אפשר לרשום כל מנהל אחזקה עם הבניינים שבאחריותו, וכשמשייכים קריאה מוצע מי שמכסה את הבניין.

ניהול דירות מושכרות עבור בעלי הנכסים: מציאת שוכרים, חוזי שכירות, גביית שכר דירה, פיקדונות וערבויות, תיקונים בדירה, חידושים ומסירת הדירה בכניסה וביציאה. המנהל עובד בדרך כלל לפי הסכם ניהול עם כל בעל נכס, תמורת דמי ניהול.

כן. דירות מושכרות מנוהלות באותה מערכת של הבניינים: שכר דירה לכל דירה, צ׳קים דחויים, חוזי שכירות מהתבנית שלכם, פיקדונות וערבויות בנקאיות, בעלי הנכסים והסכמי הניהול איתם, תקלות בדירה וסיום שכירות. אפשר לראות את זה בסיור לניהול נכסים לשכירויות.

בדרך כלל השוכר משלם את דמי ועד הבית החודשיים השוטפים, ובעל הדירה נושא בהוצאות חריגות כמו שיפוץ הבניין. הפרטים נקבעים בחוזה השכירות ובחוק, וכלפי ועד הבית החובה היא של בעל הדירה. ב-⁠Oversee קובעים לכל דירה מי משלם את דמי הבניין ומי את שכר הדירה.

רושמים כל צ׳ק עם החודש שהוא מכסה, מפקידים במועד ועוקבים אחרי צ׳קים שחוזרים; בדרך כלל השוכר מוסר צ׳ק לכל חודש. ב-⁠Oversee כל הסדרה נקלטת בבת אחת, כל צ׳ק משויך לחודש שלו, ורשימת הפקדה מוכנה. חודש שמכוסה במלואו בצ׳קים לא נרדף כחוב, והתשלום נרשם כשמסמנים שהצ׳ק נפרע.

פיקדון הוא כסף שהשוכר מפקיד אצל המשכיר ומקבל בחזרה בסוף השכירות, בניכוי חובות. ערבות בנקאית היא התחייבות של הבנק לשלם למשכיר עד סכום מסוים, עד שהיא פגה. בשכירות למגורים החוק מגביל את גובה הערובה, וכדאי לבדוק את הכללים העדכניים. ב-⁠Oversee דוח פיקדונות מראה מה מוחזק, וערבויות מתריעות לפני שהן פגות.

הצמדה למדד מעדכנת את שכר הדירה לפי השינוי במדד המחירים לצרכן מאז מדד הבסיס שבחוזה. החוזה קובע כל כמה זמן מעדכנים ואם מעדכנים גם כשהמדד יורד. ב-⁠Oversee דוח ההכנסות החודשי מציג את הקרן ואת הפרשי ההצמדה בעמודות נפרדות, לחוזים שמדד הבסיס שלהם רשום. ההפרש מוצג בדוח בלבד ולא מחויב.

לכל בעל נכס כרטיס אחד: הדירות שלו, מה הוא חייב ומה חייבים בדירות שלו, מצב חוזה השכירות בכל דירה והסכם הניהול. את הסכם הניהול מפיקים מתבנית על נייר המכתבים שלכם, והוא מתריע לפני שהוא פג.

בודקים את הדירה מול פרוטוקול הכניסה, רושמים מונים ומפתחות, סוגרים חובות ומחזירים את הפיקדון לפי החוזה והחוק. ב-⁠Oversee סיום שכירות מחשב מראש את החיובים הפתוחים, קיזוז הפיקדון והחזר או יתרה לתשלום, ובאישור שלכם סוגר את החשבון ומסמן דירה שהתפנתה כפנויה.

ועד הבית הוא הנציגות שבוחרים בעלי הדירות באסיפה הכללית של הבית המשותף. הוא מנהל את הרכוש המשותף: גובה דמי ועד בית, משלם לספקים כמו ניקיון ומעלית, מטפל בתקלות בשטחים המשותפים ומדווח לדיירים. הסמכויות שלו נקבעות בחוק, בתקנון הבית ובהחלטות האסיפה.

תלוי בגודל הבניין ובזמן הפנוי של חברי הוועד. ועד עצמאי חוסך את דמי הניהול, אבל הגבייה, הספקים, התקלות והדיווח נופלים על מתנדבים. חברת ניהול ואחזקה עושה את העבודה בתשלום לפי הסכם, והוועד ממשיך לייצג את בעלי הדירות ולפקח עליה. ההחלטה היא בדרך כלל של האסיפה הכללית.

בדרך כלל את ההוצאות השוטפות של הרכוש המשותף: ניקיון, חשמל ומים של השטחים המשותפים, שירות מעלית, גינון, ביטוח לרכוש המשותף ותיקונים שוטפים, ולעיתים גם רזרבה לתיקונים גדולים. הוצאות חריגות, כמו שיפוץ חזית, נגבות בדרך כלל בנפרד לפי החלטת האסיפה.

ברירת המחדל בחוק היא לפי החלק של כל דירה ברכוש המשותף, שנקבע בדרך כלל לפי שטח הדירה. תקנון הבית יכול לקבוע חלוקה אחרת, למשל סכום שווה לכל דירה. ב-⁠Oversee דמי ועד הבית לכל דירה מחושבים מתעריף בסיס, תעריף למ״ר, חניה ומחסן, עם תעריף חריג לדירה מסוימת.

ככלל כן. בעל דירה בבית משותף חייב להשתתף בהוצאות האחזקה והניהול של הרכוש המשותף. בדירה מושכרת החוזה מעביר בדרך כלל את התשלום החודשי לשוכר. על חוב לוועד אפשר לפנות למפקח על רישום המקרקעין, שדן בסכסוכים בבתים משותפים, ורצוי להתייעץ קודם עם עורך דין.

בדרך כלל: שיחה, תזכורת בכתב, אחר כך מכתב דרישה רשמי, ואולי הסדר תשלומים. אם החוב נשאר, אפשר לפנות לערכאות, רצוי אחרי ייעוץ משפטי. ב-⁠Oversee רואים מי לא שילם, תזכורת נפתחת מוכנה בוואטסאפ, מתעדים שיחות והבטחות תשלום, ומכתב דרישה מוכן להדפסה.

מתחילים מההוצאות בפועל בשנה האחרונה לפי קטגוריה: ניקיון, מעלית, חשמל ומים של השטחים המשותפים, גינון, ביטוח ותיקונים. מוסיפים רזרבה לתיקונים לא צפויים, ומחלקים לפי שיטת החלוקה של הבניין. ב-⁠Oversee אפשר למלא תקציב לפי קטגוריה מממוצע ההוצאות בפועל, ופס הניצול מאדים מעל 100%.

בדרך כלל: הכנסות והוצאות לתקופה לפי קטגוריה, מצב הגבייה והחובות, תיקונים ועלותם, חוזי ספקים וביטוח, והצעת תקציב להמשך. ב-⁠Oversee דוח ניהול בניין מרכז לתקופה שבוחרים הכנסות והוצאות, אחוז גבייה, חייבים, תיקונים, ספקים וחוזים, ב-⁠PDF אחד.

כן. כל מסך ב-⁠Oversee עובד גם על בניין אחד: מי שילם החודש, הוצאות עם קבלות, תקציב, ספקים וחוזים, תקלות והדוח לאסיפת הדיירים. לא צריך חברת ניהול כדי לעבוד עם המערכת, ואפשר לראות אותה בסיור לוועד בית.

כל תשלום נרשם פעם אחת, במזומן, בהעברה בנקאית, בצ׳ק או באפליקציית תשלום, ומתעדכן ביתרה, בגבייה ובדוחות. כברירת מחדל נוצרת לתשלום קבלה זמנית ממוספרת לפי בניין, עם הלוגו שלכם. זו לא חשבונית מס ולא קבלה לצורכי מס.

עוד לא. תזכורת נפתחת בוואטסאפ מוכנה עם השם, הסכום והחודש, ואתם לוחצים שלח. אפשר לתעד כל שיחה והבטחת תשלום ביומן הפעילות, עם תאריך מעקב. תזכורות אוטומטיות בהודעה, בדוא״ל ובפוש: בתכנון להשקה.

סדר קבוע של צעדים מול חוב שלא שולם, מהעדין לחריף: תזכורת, תזכורת שנייה, שיחת טלפון, מכתב רשמי ובסוף הליך משפטי, עם פרק זמן בין שלב לשלב. ב-⁠Oversee כל דייר נמצא על הסולם שאתם קובעים, בלוח לפי שלבים שבו החוב הגדול בראש.

זו שאלה משפטית של הבניין או של החוזה: הבסיס לדמי פיגורים הוא בדרך כלל תקנון הבית, החלטת אסיפה או ההסכם, וכדאי לבדוק עם עורך דין. ב-⁠Oversee דמי פיגורים כבויים כברירת מחדל. מי שמפעיל קובע סכום קבוע, אחוז או שניהם ותקופת חסד, עם תקרה מובנית, והם לא חלים על חודש שמכוסה בצ׳ק.

פונים למשלם ומבקשים צ׳ק חלופי או העברה. ב-⁠Oversee מסמנים את הצ׳ק "חזר" עם הסיבה: מה שנרשם בעקבותיו מתבטל, עמלת צ׳ק חוזר שקבעתם נוספת לחשבון, לדייר שעדיין חייב נפתח תיק גבייה, והצ׳ק נשאר במעקב עד שנקלט צ׳ק חלופי לאותו חודש.

במחשבון הגבייה מזינים מספר בניינים ודירות, דמי ניהול או דמי ועד בית חודשיים, אחוז גבייה ושעות מעקב בשבוע, ומקבלים הערכה בכסף ובשעות עבודה. החישוב רץ בדפדפן, הנתונים לא נשלחים לשום מקום, והטווחים הם הנחות רחבות ולא תוצאות של לקוחות.

ככלל, תיקונים ברכוש המשותף, כמו חדר מדרגות, מעלית, לובי וצנרת משותפת, הם באחריות הבניין: הוועד או חברת הניהול. תקלה בתוך דירה היא בדרך כלל באחריות בעל הדירה, ובדירה מושכרת החוק והחוזה מחלקים את האחריות בינו לבין השוכר. בנזילה בין דירות מתחילים באיתור המקור.

פותחים קריאה על הבניין או על דירה מסוימת. המערכת מציעה את בעל המקצוע של הבניין לפי התחום וקובעת מועד יעד לפי הדחיפות, ובקריאה על דירה גם ממלאת את איש הקשר שלה. כשהעבודה מסתיימת סוגרים את הקריאה עם העלות ומדרגים את בעל המקצוע.

SLA הוא התחייבות לזמני טיפול בתקלות לפי דחיפות, למשל שעות לתקלה דחופה וימים לתקלה רגילה, והוא נקבע בדרך כלל בהסכם השירות. ב-⁠Oversee לכל קריאה מועד יעד לפי דחיפות (ברירת מחדל: 48, 24, 8 או 4 שעות), והתראה כשהוא מתקרב. בהשקה גם כהתראת פוש.

בסגירת קריאה מדרגים את בעל המקצוע, ובכרטיס שלו נבנה ציון מהדירוגים, מעמידה במועדים ומהצורך בביקור חוזר, לצד היסטוריית הקריאות והעלויות. ברשימות הבחירה המדורגים הגבוהים מופיעים ראשונים, והמערכת מציעה לכל קריאה בעל מקצוע לפי הבניין והתחום.

כשסוגרים קריאה עם העלות הסופית, היא נרשמת כהוצאה של הבניין, מקושרת לקריאה ולבעל המקצוע, וקבלה שמצרפים מסמנת אותה כשולמה. כשבוחרים בעל מקצוע לקריאה רואים מה עוד לא שולם לו. תשלום לבעלי מקצוע מתוך המערכת: בהשקה.

טיפולים ובדיקות קבועים שמונעים תקלות: שירות מעלית, ניקיון, הדברה, גינון ובדיקת משאבות ומערכות. למעליות, למשל, נדרשת בדיקה תקופתית לפי דין. ב-⁠Oversee קובעים לכל טיפול תדירות, בעל מקצוע ורשימת בדיקה, והביקורים מופיעים ביומן האחזקה לצד הקריאות.

דוח ניהול בניין לכל בניין, ומרכז דוחות עם שבעה סוגים: מצב חשבון (לשוכר, לבניין או לחברה), דוח הכנסות חודשי עם הצמדה, דוח בטחונות, דוח פיקדונות, דוח חוסרים בהעברת נכס, ופרוטוקולי כניסה ויציאה. דוחות מרכז הדוחות יוצאים ל-⁠PDF, וכולם חוץ מהפרוטוקולים גם לאקסל.

כן. מעלים לוגו, בוחרים צבעים ומגדירים שם ופרטי קשר, והם מופיעים בראש הדוחות, החוזים, מכתבי הדרישה, סיכומי הקריאות ורשימות ההפקדה. גם הקבלות נושאות את הלוגו שלכם.

בדרך כלל: תקנון הבית ופרוטוקולי אסיפות, פוליסת הביטוח, חוזי ספקים כמו ניקיון ומעלית, היתרים ואישורי בדיקות. ב-⁠Oversee שומרים אותם בכספת המסמכים של הבניין, ומסמך שיש לו תאריך סיום מתריע בכל שבוע, מ-⁠60 יום לפני שהוא פג. המסמכים מופיעים גם בדוח הבניין.

חוזה שכירות מופק מהתבנית המובנית או מהתבנית שלכם, עם הצדדים, הדירה, התאריכים, שכר הדירה והפיקדון, כ-⁠PDF על נייר המכתבים שלכם. הוא נשמר עם תאריך הסיום, ומ-⁠60 יום לפניו (אפשר לשנות) מגיעה התראה בכל שבוע. ערבות בנקאית מתריעה מ-⁠30 יום. חתימה אלקטרונית: בתכנון להשקה.

מסמך שמתעד את מצב הדירה בכניסה וביציאה: קריאות מונים, מפתחות, מצב כללי וליקויים, עם חתימות של שני הצדדים. ב-⁠Oversee פרוטוקול כניסה ופרוטוקול יציאה מופקים כ-⁠PDF, עמוד לכל דירה, עם שורות למילוי ולחתימה, ופרוטוקול היציאה כולל גם את החשבון הסופי.

כן. מכתב דרישת תשלום, מכתב התראה, הודעת פינוי או הודעה על הליך משפטי מופקים על נייר המכתבים שלכם, לחייב אחד, לכל החייבים בבניין או לדיירי הבניין שבשלב גבייה מסוים. המכתבים מוכנים להדפסה או לשיתוף, ואת הנוסח כדאי לאשר מול עורך דין.

ההשקה מתוכננת לתחילת 2027, ומקומות במחזור הפיילוט פתוחים עכשיו. עד ההשקה אפשר לעבור את הסיור האינטראקטיבי במערכת, ולקבוע פגישת דמו, בלי התחייבות, ולשאול בה על הפיילוט.

Oversee לפני השקה, והמחירים עוד לא פורסמו. אחרי פגישת היכרות קצרה נחזור אליכם עם הצעת מחיר מסודרת. הסיור האינטראקטיבי במערכת ומחשבון הגבייה פתוחים לכולם, בלי עלות ובלי הרשמה.

עושים את המעבר יחד: רשימות הדיירים נקלטות מקובץ אקסל, בניין אחרי בניין, ואת הבניינים, התעריפים והיתרות הפתוחות מקימים איתכם בהטמעה. הגבייה השוטפת ממשיכה כרגיל בזמן המעבר.

היעד שלנו הוא ימים, לא חודשים. אחרי פגישת הדמו בונים איתכם תוכנית הטמעה ולוח זמנים לפי מספר הבניינים והדירות, ואפשר להתחיל מבניין אחד ולהרחיב משם.

זה מתוכנן להשקה: Oversee תגיע עם Payments, אפליקציית התשלומים שלנו לדיירים ולשוכרים, שבה ישלמו גם בכרטיס אשראי דרך ספק סליקה בתקן PCI-DSS, והתשלום ייכנס ישירות לגבייה ב-⁠Oversee. מי שמשלם בהעברה, בצ׳ק או במזומן ממשיך כרגיל, ואתם רושמים את התשלום.

סיסמאות נשמרות מגובבות, יש אימות דו-שלבי, ואת המעבר בין פרופילים אפשר לנעול בקוד או בזיהוי ביומטרי. התחברויות, שינויי סיסמה וייצוא נתונים נרשמים ביומן בשרשרת עם בדיקת שלמות מובנית. הרשאות לפי תפקיד והצפנה מקצה לקצה לשיחות עם הדיירים: בתכנון להשקה. תשלומי אשראי יעברו דרך ספק סליקה בתקן PCI-DSS, ו-⁠Oversee לא תשמור את מספרי הכרטיס.

לא. Oversee מנהלת את החיובים, הגבייה, ההוצאות והדוחות של הבניינים והנכסים, ומפיקה קבלה זמנית ממוספרת לתשלומים שנרשמים. חשבוניות מס והנהלת חשבונות נעשות מחוץ ל-⁠Oversee, ומצבי חשבון ודוחות הכנסה יוצאים לאקסל כדי להעביר לרואה חשבון.